あなたの報告、上司にとって安心できる情報になっていますか？
仕事の進捗を伝えるのに、いつも追加の説明を求められる。そんな経験はありませんか？
報告は、日々の業務で欠かせないコミュニケーションのひとつです。しかし、ただやったことを伝えるだけになっていませんか？
「○○の資料作成を完成しました」 「技術開発が△△まで進みました」 「□□に取り組み80％完成しました」
これらの報告は、一見進捗を伝えているようですが、上司の頭のなかにはそれでどうなったのか？が広がります。
そうなると、だから何なのか？を確認するために、追加の質問をすることになってしまいます。
上司が求めているのは単なる進捗報告ではなく、計画との比較・リスク・次のアクションまで見える報告です。
「やったこと報告」ではなく「計画基準の報告」へ
上司は報告を聞くことで、取り組みが順調に進んでいるか、リスクはないかを判断しています。
そのため、以下の３つのポイントを押さえた報告が効果的です。
計画との整合性を伝える
「計画比○○％」「予定より〇日早い」など、数字を交えて進捗を示すことで、上司は安心して判断できます。
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- 悪い例：「○○の資料が完成しました」
- 良い例：「6/1に報告予定の資料が完成しました。まだ1週間あるので、確認して完成度を高めます
成果を明確に伝える
結果がどうなったかを示すことで、報告の価値が一気に高まります。
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- 悪い例：「試作品が80％完成しました」
- 良い例：「10月納品予定の試作品が80％完成しました。計画より20％前倒しできています」
次のアクションを伝える
報告を聞いたあとに、上司が「次はどうするの？」と思わないよう、具体的な行動を添えることが重要です。
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- 悪い例：「□□に取り組み、80％完成しました」
- 良い例：「□□の作業は80％完了。次は、仕上げに向けて、品質テストを計画通りに進めます。」
「当たり前」と思った方こそ再点検
ここまで読み、「そんなこと当たり前でしょ」と思った方、改めて自分の報告を再点検してみてください。
もしかしたら、上司が聞いてこないだけで、モヤモヤさせてしまっている可能性もあります。
順調なのか、そうではないのか？を知っているのは自分だけで、「やったこと報告」では他の人はわからないことを常に頭においてください。
まとめ：報告は信頼を築くコミュニケーション
報告は単なる業務の進捗確認ではなく、信頼関係を築く重要な機会です。
報告の仕方ひとつで、上司との関係が変わります。
- 「やったこと報告」ではなく、「計画基準の報告」を心掛ける
- 成果＋計画との比較＋次のアクションをセットにする
- 上司に「だから何なの？」と思わせないように、自分自身で「その結果、どう影響するのか？」を自問自答する
こうした報告を積み重ねることで、上司からの信頼が増し、より責任のある業務を任せてもらえるようになります。
報告の仕方ひとつで、キャリアの成長にもつながるのです。
職場でのコミュニケーションを円滑にし、チーム全体の成果を最大化するために、ぜひ意識してみてください！
